Posiadanie skutecznej, dobrze ugruntowanej metody prowadzenia ewidencji należnych i otrzymanych płatności ma zasadnicze znaczenie dla firmy. Chociaż można to zrobić za pomocą księgi ręcznej, znacznie łatwiej jest wprowadzać i śledzić płatności za pośrednictwem systemu elektronicznego, który również śledzi i wspiera proces rozliczania płatności klientów. W praktyce prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla pełnego zrozumienia średnich dziennych transakcji gotówkowych Twojej firmy, prognoz przepływów pieniężnych, wzorców wzrostu itp. Długoterminowe, dokładne prowadzenie dokumentacji sprawia, że masz odpowiednie informacje, aby wspierać kluczowe decyzje dotyczące ochrony wyników finansowych Twojej firmy. Decyzja, na przykład, kiedy firmę windykacyjną i czy nadszedł czas, aby rozważyć środki prawne w celu wyegzekwowania płatności należnych Twojej firmie na drodze sądowej.
Sprawdź: Agencja Interaktywna
Kluczowe znaczenie ma stworzenie użytecznego i zawierającego wiele informacji raportu wiekowania sprzedaży, który kategoryzuje wszystkie dane klientów według okresu zaległości faktury. Następnie ważne jest, aby generować raport co najmniej raz w tygodniu, aby mieć pod ręką najbardziej aktualne informacje. W skrócie, raport sprzedaży powinien natychmiast informować o obecnych i „przeterminowanych” klientach Twojej firmy, aby można było szybko i zdecydowanie podjąć odpowiednie działania. Którzy klienci potrzebują okresowego przypomnienia o odbiorze? Którym klientom należy zawiesić linię kredytową? Którzy klienci potrzebują zwiększonych? Informacje zebrane z raportu sprzedaży dają odpowiedź, a także mogą pomóc w opracowaniu wzorców zachowań zadłużonych klientów.
